Ubezpieczenie podróży służbowej – jakie wybrać?

Patrycja Pałka

Zaktualizowano: 2024-06-07

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy ubezpieczenie podróży służbowych jest obowiązkiem pracodawcy. W czasie podróży służbowej, bez względu na zakres wykonywanych obowiązków, pracownik musi posiadać polisę, która pokryje koszty leczenia i zapewni wypłatę odszkodowania w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków. Sprawdźmy więc jakie ubezpieczenie podróży służbowej wybrać.

Należy pamiętać, że nie tylko pracownik fizyczny, narażony na ryzyko wypadku przy pracy w trakcie zagranicznej podróży służbowej, powinien posiadać polisę na wyjazd. Dotyczy to także pracowników umysłowych, którzy w podróży służbowej będą uczestniczyć w konferencji, prowadzić warsztaty czy wyłącznie spotykać się z kontrahentami.

Ubezpieczenie podróży służbowej a ubezpieczenie turystyczne – czym się różnią?

Zarówno ubezpieczenie podróży służbowej, jak i ubezpieczenie turystyczne mają ten sam cel: zapewnić jak najlepszą pomoc medyczną i ochronę osoby wyjeżdżającej za granicę. Ubezpieczenie kupujemy po to, aby koszty leczenia za granicą nie były pokrywane z własnej kieszeni.

Co zatem różni ubezpieczenie w czasie podróży służbowej od tradycyjnej polisy podróżnej?

1. Ubezpieczenie podróży służbowej jest obowiązkowe – zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą jest odpowiedzialny pracodawca). Zakup polisy podróżnej jest dowolny a o jej posiadaniu decyduje sam turysta.
2. Ubezpieczenie w czasie podróży służbowej powinno mieć rozbudowany assistance – uwzględniający pomoc prawnika, tłumacza oraz szeroki zakres ubezpieczenia samochodowego (assistance) w tym, m.in. kierowca zastępczy w razie niemożności osobistego prowadzenia auta, nocleg na czas naprawy auta itp.
3. Pracodawca jest osobą nabywającą ubezpieczenie turystyczne dla pracownika (ważne, aby wiedzieć, że jej zakup nie jest obowiązkiem pracownika – to pracodawca ma dostarczyć właściwe dokumenty podwładnemu).
4. Ochronę pracownika pracodawca może odliczyć od kosztów uzyskania przychodu – ubezpieczenie zagranicznej podróży służbowej może stać się fakturą kosztową.

Kto potrzebuje ubezpieczenia w podróży służbowej?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy w czasie podróży służbowej każdy pracownik powinien posiadać ubezpieczenie. Dotyczy to zarówno pracowników fizycznych, jak i umysłowych. Co ważne, jeśli pracownik wykonuje pracę umysłową z niewielkimi elementami pracy fizycznej, to jego praca podlega takiej samej ochronie jak praca fizyczna i konieczny jest zakres ubezpieczenia tożsamy dla pracy fizycznej.

Przykład: Pan Marian wyjechał do Niemiec do pracy. W trakcie podróży służbowej miał być odpowiedzialny za przeprowadzenie audytu w firmie-córce z branży motoryzacyjnej. Jego praca opiera się głównie na kontroli dokumentów, jednak sporadycznie musi udać sie na magazyn, by sprawdzić produkty podlegające kontroli. Niestety podczas jednej z wizyt w magazynie, podczas przesuwania dużej paczki, pechowo jeden z pakunków spadł na głowę Pana Mariana, doprowadzając do niegroźnego na szczęście urazu, jednak wymagającego wizyty w szpitalu i przeprowadzenia badań kontrolnych. Pracodawca p. Mariana zadbał o wykupienie dla niego ubezpieczenia, więc ta stresująca sytuacja zakończyła się pomyślnie, bez większych problemów.

Ubezpieczenie podróży służbowej wymagane jest także dla pracowników, którzy będą reprezentować firmę np. na konferencji, uczestniczyć w warsztatach, targach, imprezach integracyjnych, czyli wszędzie tam, gdzie jadą z ramienia i na polecenie pracodawcy.

Wypowiedź eksperta

Jeśli pracownik w podróży służbowej spędza krótkie okresy, ale wyjeżdża regularnie, pracodawca może wykupić dla niego jedno ciągłe ubezpieczenie, np. roczne. Taka polisa zapewnia koszty leczenia, leczenie stomatologiczne, leczenie ambulatoryjne, odszkodowanie w wyniku następstw nieszczęśliwych wypadków czy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za każdym razem, gdy ubezpieczony będzie za granicą. Oczywiście okresy przebywania w Polsce niejako są stratne, ale w dłuższej perspektywie taki zakres ubezpieczenia da pracownikowi większe poczucie bezpieczeństwa, a dla pracodawcy okaże się bardziej opłacalne.

Patrycja Pałka, Redaktor

Ubezpieczenie podróży służbowej – zakres ubezpieczenia

Podróże służbowe powinny zawierać składniki dopasowane do indywidualnych potrzeb pracownika, ale przede wszystkim:

• Koszty leczenia – w przypadku zachorowania, urazu ciała czy wypadku pracownika, ubezpieczyciel pokrywa koszty leczenia w czasie zagranicznej podróży służbowej. Polisa daje możliwość dopasowania do indywidulnych potrzeb, co więcej, jest to wskazane w celu skutecznego zadziałania ubezpieczenia, np. osoby chorujące przewlekle muszą mieć zakupione do polisy właściwe rozszerzenie o choroby przewlekłe.
  Pokrycie kosztów leczenie powinno obejmować odpowiednio wysokie sumy, które pozwolą pokryć leczenie w danym kraju – a więc w krajach wysoko rozwiniętych z drogą opiekę medyczną sumy kosztów leczenia muszą wynosić najlepiej 80-100 tys. euro.
• Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków – tojeden z najważniejszych aspektów ubezpieczenia w trakcie zagranicznej podróży służbowej. Wykonywanie pracy fizycznej wiąże się z dużym ryzykiem nieszczęśliwych wypadków, przez co zakres ubezpieczenia NNW powinien być szczególnie szeroki. Jeśli w następstwie nieszczęśliwego wypadku dojdzie do uszczerbku na zdrowiu, to ubezpieczyciel zapewni wypłatę odszkodowania oraz pokryje koszty rehabilitacji, także już w kraju. Zakres ubezpieczenia powinien obejmować także sytuację śmierci ubezpieczonego.
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym – w produkcie ubezpieczeniowym nie może zabraknąć OC w życiu prywatnym. Zapewni to minimum formalności, jeśli ubezpieczony wyrządzi szkody na mieniu lub zdrowiu osobom trzecim.
• Assistance – szeroki zakres ubezpieczenia assistance to niezbędny element, aby ubezpieczenie podróży służbowych było skuteczne. Będzie pomocne, gdy np. zdarzy się wypadek samochodowy i będzie potrzebna natychmiastowa pomoc assistance lub ubezpieczony pracownik będzie miał problemy zdrowotne i kierowca zastępczy będzie musiał kontynuować podróż.
• Bagaż podróżny – linie lotnicze nierzadko gubią lub niszczą bagaż podróżny. Jeśli pracownik ma zamiar podróżować z bagażem rejestrowanym, a czasami jest to konieczność, to polisa obejmująca bagaż podróżny z pewnością okaże się bardzo przydatna.
• Krótka karencja – zakres ochrony rozpoczyna się nie od momentu opłacenia ubezpieczenia podróży służbowych. Liczy sie jeszcze okres karencji, który może wynosić od 4 godzin do 2 dni. Wykupując ubezpieczenie dla pracownika, szczególnie warto zwrócić uwagę, od kiedy będzie ono działać.
• Pokrycie kosztów leczenia za granicą z góry – ubezpieczyciele pokrywają koszty leczenia na dwa sposoby: opłacając leczenie w wybranych placówkach bądź zwracając pracownikowi koszty rachunków. Ta druga możliwość wymaga od pracownika wyłożenia środków finansowych za leczenie z własnej kieszeni, które następnie ubezpieczyciel zwróci. Jest to znaczniej mniej korzystne rozwiązanie dla pracownika, potencjalnie generujące sporo problemów.

Podróże służbowe a praca fizyczna – czy należy zwiększyć zakres ochrony?

Do nieszczęśliwych wypadków może dojść nawet na lotnisku, niekonieczna jest ciężka czy ryzykowna praca fizyczna. Leczenie ambulatoryjne może być niezbędne w wyniku zbyt długiego przebywania na słońcu, a odpowiedzialność cywilna ubezpieczonego może wymagać zadośćuczynienia w wyniku nieuważnego podania telefonu osobom trzecim. Należy przez to rozumieć, że wypadek za granicą to nierzadko sprawa bardzo losowa i niekoniecznie związana z bardzo ciężką i obciążającą pracą fizyczną.

Jednakże praca fizyczna w takcie podróży służbowej wymaga szczególnego zabezpieczenia. Konieczne jest ubezpieczenie zawierające pokrycie kosztów leczenia za granicą na koszt co najmniej 50 tys. euro, a w przypadku krajów z drogą opieką medyczną nawet 80-100 tys. euro.

Odpowiedzialność cywilna ubezpieczonego w podróży służbowej również powinna obejmować wysokie kwoty, a także zawierać sprzęt elektroniczny, jeśli pracownik podróżuje np. z firmowym laptopem, aparatem fotograficznym itp.

Ile kosztuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Ubezpieczenie podróży służbowej to koszt rozpoczynający się od 4 zł za dzień ochrony.

Najwyższa kwota za ubezpieczenie pracownika – zgodnie z ofertami dostępnymi w kalkulatorze ubezpieczeń turystycznych – to 190 zł za dzień.

Co ważne, najdroższa polisa wcale nie daje najszerszej ochrony, więc rekomenduje się sprawdzenie, jaki jest zakres ubezpieczenia i sumy gwarantowane kosztów leczenia w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia.

Patrycja Pałka

Redaktor

patrycja.palka@rankomat.pl

Podróże to moja pasja. Piszę o turystyce w taki sposób, aby zachęcić czytelników do eksplorowania świata, ale i uczulić na bezpieczeństwo i odpowiedzialność. Tłumaczę kwestie związane z ubezpieczeniem turystycznym, podpowiadam lepsze rozwiązania i podsuwam ciekawe pomysły na wakacje, urlop, czy city break.

Zobacz inne wpisy tego autora