Ubezpieczenie na podróż służbową – jak wybrać, czy warto?

Podróż służbowa za granicę wymaga zakupienia ubezpieczenia dla pracownika. W sytuacji jego braku i wypadku czy choroby pracownika, koszty leczenia pokrywa pracodawca. Stąd zakup polisy na wyjazd służbowy jest nie tylko obowiązkiem zatrudniającego, ale też zabezpieczeniem jego finansów. Co trzeba wiedzieć o ubezpieczenie służbowym dla pracownika w delegacji?

Zasadniczo ubezpieczenie turystyczne wykupywane na urlop nie różni się wiele od ubezpieczenia pracy za granicą. Jedno i drugie obejmuje takie kluczowe aspekty jak: koszty leczenia, ratownictwo, ubezpieczenie NNW, ubezpieczenie OC, assistance, ubezpieczenie bagażu, ochronę COVID-19.

Podróż służbowa wymaga jednak zakupu stosownego rozszerzenia w przypadku pracy fizycznej, która oceniana jest przez ubezpieczycieli jako bardziej ryzykowna. W jej przypadku występują wyższe koszty leczenia, NNW i OC, gdyż ryzyko wypadku wzrasta w porównaniu z pracą wyłącznie umysłową.

Ważne❗ Praca łącząca elementy fizyczne i umysłowe również kwalifikowana jest przez ubezpieczycieli jako praca fizyczna.

Ubezpieczenie pracy za granicą – czym różni się od polisy turystycznej?

Polisa podróżna zabezpiecza pracownika na czas pobytu za granicą i wykonywania obowiązków służbowych, a do jej zakupu zobowiązany jest pracodawca, zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą jest odpowiedzialny pracodawca). W tej sytuacji polisa staje się fakturą, którą pracodawca może uwzględnić w kosztach osiągnięcia przychodu.

Różnice między ubezpieczeniem pracy za granicą a polisą turystyczną?

• Ubezpieczenie pracy ma bardziej rozbudowany assistance
• Ubezpieczającym jest pracodawca i to na nim spoczywa obowiązek zakupu ubezpieczenia
• Przy polisie służbowej wymagane jest rozszerzenie o pracę fizyczną
• Polisa służbowa staje się fakturą.

Dla kogo potrzebne ubezpieczenie podróży służbowej?

Ubezpieczenie dla pracownika powinien posiadać każdy, kto wybiera się za granicę w celach zawodowych. Dotyczy to zarówno pracowników w delegacji, na szkoleniach, zastępstwach, chwilowo oddelegowanych na inne stanowisko za granicą, stażach.

Pracodawca ma obowiązek ubezpieczyć pracownika nie tylko w przypadku dłuższej obecności za granicą, ale też krótszych wyjazdów, obejmujących np. udział w konferencji czy szkoleniu.

Zakupu ubezpieczenia powinien dokonać pracodawca, ale ubezpieczyć może się także pracownik czy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, a także każda inna osoba wyjeżdżająca do pracy za granicą, bez względu na formę zatrudnienia.

Jak wybrać ubezpieczenie dla pracownika?

Ubezpieczenie dla pracownika powinno być dostosowane do kierunku podróży, czasu trwania wyjazdu oraz rodzaju wykonywanej za granicą pracy. Nawet krótkie, jednodniowe delegacje wymagają zabezpieczenia w postaci polisy dla pracownika – wypadek, choroba czy inne zdarzenie losowe są niezależne od czasu trwania wyjazdu, mogą przydarzyć się w każdej chwili.

mówi Patrycja Pałka, specjalista ds. ubezpieczeń turystycznych w rankomat.pl

Kupując ubezpieczenie dla pracownika zwróć uwagę na:

• Kwoty leczenia
• Rodzaj i zakres assistance
• Wysokość NNW
• Okres karencji – od kiedy działa ubezpieczenie
• Pokrycie kosztów z góry przez ubezpieczyciela czy ich zwrot na podstawie rachunków
• Rozszerzenia od chorób przewlekłych, klauzuli alkoholowej i pracy fizycznej.

Co obejmuje ubezpieczenie podróży służbowej?

Ubezpieczenia dla pracowników w delegacji dają szeroki zakres ochrony, a pracodawca może dowolnie zmodyfikować polisę służbową w zależności od indywidualnych potrzeb. Daje to dużą elastyczność w zabezpieczeniu pracownika, w zależności od tego, co będzie robił za granicą i gdzie się udaje.

Oto podstawowe składowe, które powinno wchodzić w skład ubezpieczenia dla pracownika:

• Koszty leczenia – najważniejsza pozycja w ubezpieczeniu pracy za granicą. Suma gwarantowana kosztów leczenia powinna być tym wyższa, im droższa jest opieka medyczna w kraju docelowym podróży. W obrębie Europy rekomenduje się KL ok. 30 000 euro, poza Europą (USA, Kanada, Japonia, Australia) kwota ta powinna być znacznie wyższa, ok. 80 000 – 100 000 euro. Niedostateczna suma gwarantowana KL sprawi, że pracodawca będzie zobligowany do pokrycia różnicy w rachunku.
• Assistance – to bardzo pomocna cześć ubezpieczenia, zawierająca m.in. pomoc prawnika, tłumacza, wsparcie informacyjne.
• Ubezpieczenie NNW –  zapewni wypłatę odszkodowania, gdy dojdzie do uszczerbku na zdrowiu w konsekwencji wypadku; ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków to konieczność w przypadku pracowników wykonujących pracę fizyczną lub fizyczno-umysłową, ale także wszystkich innych osób oddelegowanych do wykonywania obowiązków służbowych za granicą. Podwód jest prosty: nieszczęśliwych wypadek może mieć miejsce nawet przy biurku czy podczas szkolenia w sali konferencyjnej. Czym większe ryzyko wypadku, tym NNW powinno opiewać na wyższą kwotę.
• Rozszerzenie o pracę fizyczną – praca fizyczna obarczona jest większym ryzykiem wypadku, więc i ubezpieczenie dla pracownika powinno zawierać stosowne rozszerzenie. Przypominamy jednocześnie, że praca mieszana, umysłowo-fizyczna, również wymaga rozszerzenia o pracę fizyczną.

Pamiętaj❗ Określenie „wypadek przy pracy” nie obejmuje wyłącznie zdarzeń wynikłych podczas bezpośredniego wykonywania obowiązków na miejscu pracy. Dotyczy także sytuacji mających miejsce w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy, a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Rozbudowany zakres Assistance

Ubezpieczenie assistance jest bardzo przydatne w każdym rodzaju ubezpieczenia: dla pracownika i turysty wyjeżdżającego na urlop.

Podróż służbowa powinna obejmować ubezpieczenie z rozbudowanym zakresem assistance, co zapewni dobrą i skuteczną ochronę. Bogaty pakiet assistance zawiera:

• pomoc prawnika
• pomoc tłumacza
• pomoc informacyjną
• pokrycie kosztów sprowadzenia pracownika na zastępstwo w razie choroby oddelegowanej osoby za granicę
• kierowcę zastępczego, gdy dotychczasowy nie jest w stanie prowadzić pojazdu z powodu choroby/wypadku
• pokrycie kosztów kontynuacji podróży w razie czasowego jej wstrzymania spowodowanego chorobą lub wypadkiem pracownika za granicą.

Rozszerzenie ochrony dla pracowników fizycznych

PAMIĘTAJ❗ Każdy pracownik wyjeżdżający za granicę w celu wykonywania pracy fizycznej, wymagającej siły mięśni oraz umiejętności manualnych i praktycznych, powinien posiadać ubezpieczenie z rozszerzeniem o pracę fizyczną.

Przypominamy jednocześnie, to co już zostało powiedziane – czyli praca umysłowa zawierająca elementy pracy umysłowej przez ubezpieczycieli traktowana jest jako praca fizyczna wymagająca tegoż rozszerzenia.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik na co dzień wykonujący pracę fizyczną, wyjeżdża w podróż służbową na szkolenie, staż czy konferencję. Wtedy pracodawca nie musi wykupywać ubezpieczenia z rozszerzeniem o pracę fizyczną.

Dodatkowe elementy ubezpieczenia pracy za granicą

Zaletą zakupu polisy podróżnej w porównywarce ubezpieczeń, jest fakt, że można je dostosować do indywidualnych potrzeb wyjeżdżającego, w tym przypadku pracownika. Wśród kilkunastu ofert z powodzeniem dobierze się taką, która zawiera satysfakcjonujące sumy gwarantowane oraz stosowne rozszerzenia. Te, o których warto pomyśleć i skonsultować z pracownikiem, to:

• Rozszerzenie o choroby przewlekłe – jeśli pracownik cierpi na choroby układu krążenia (np. nadciśnienie tętnicze czy choroby serca), astmę, cukrzycę, padaczkę czy choroby autoimmunologiczne, to konieczne jest wykupienie rozszerzenia o choroby przewlekłe. Przed wybraniem polisy na podróż służbową, konieczna jest więc konsultacja z pracownikiem. Brak stosownego rozszerzenia w przypadku pogorszenia się zdrowia za granicą wynikłego z choroby przewlekłej, może skutkować odmową wypłaty odszkodowania/pokrycia kosztów leczenia przez ubezpieczyciela.
• Ubezpieczenie bagażu i sprzętu elektronicznego ­– jeśli pracownik zabiera za granicę komputer, tablet, telefon komórkowy, aparat fotograficzny czy jeszcze inny cenny sprzęt, to warto zadbać o odpowiednio wysoką kwotę ubezpieczenie sprzętu i bagażu. Najtańsze polisy na wyjazd zagraniczny mogą w ogóle nie obejmować omawianych ubezpieczeń lub opiewać na niskie kwoty.

Kiedy ubezpieczenie pracy za granicą nie zadziała?

Istnieje szereg sytuacji, w których ubezpieczyciel ma pełne prawo odmowy pokrycia kosztów leczenia czy wypłaty odszkodowania. Przykładowe z nich to:

• Wybrana suma gwarantowana jest za niska – jeśli KL opiewają w polisie np. na kwotę 50 000 zł, a leczenie pracownika okazało się kosztowne i przekroczyło tę sumę, to różnicę pokrywa pracodawca.
• Zabrakło rozszerzeń do polisy – wypadek po spożyciu alkoholu bez wcześniejszego wykupienia klauzuli alkoholowej to modelowa sytuacja, gdy ubezpieczenie okaże się bezskuteczne i niestety żadne odwoływania nie przyniosą skutku.
• Polisa wymaga wkładu własnego – niektóre ubezpieczenia gwarantują ochronę czy wypłatę odszkodowania od pewnej kwoty. Jej nieprzekroczenie skutkuje koniecznością zapłaty rachunku przez ubezpieczonego (tu pracodawcę).
• Zdarzenie jest następstwem łamania prawa lub rażącego niedbalstwa – dotyczy to np. wypadku na budowie bez kaskuochronnego.
• Zdarzenie nie zostanie zgłoszone w odpowiednim terminie – ubezpieczyciel na polisie zawsze wskazuje, gdzie i do jakiego czasu po zdarzeniu należy je zgłosić. Niedochowanie tych warunków może skutkować brakiem ochrony ubezpieczenia.
• Operacja plastyczna, medycyna estetyczna, przerwanie ciąży, próba samobójcza – jeśli leczenie konieczne jest z wymienionych powodów, ubezpieczyciel ma prawo odmówić pokrycia jego kosztów.
• Niedostarczenie dokumentów medycznych, rachunków, faktury itp.
• Do nieszczęśliwych zdarzeń dojedzie na skutek działań wojennych, zamieszek, protestów, zamachów stanu, ataków terrorystycznych – wyjątek stanowi klauzula nieoczekiwanej wojny lub terroru, gdy do zamieszek dojdzie w kraju niezagrożonych takimi sytuacjami.  

Na jaki czas można wykupić ubezpieczenie do pracy za granicę?

Ubezpieczenie na podróż służbową można wykupić na dowolny okres czasu od 1 dnia do 365 dni. W kalkulatorze ubezpieczeń turystycznych można wykonać symulację kosztów ubezpieczenia dla pracownika w zależności od czasu trwania podróży oraz innych zmiennych (jak wiek, stan zdrowia, cel podróży itp.).

Pamiętaj❗ Każda polisa zaczyna skutecznie chronić następnego dnia po zakupie. Dodatkowo ubezpieczyciele wprowadzają okres karencji: wynosi on od 4h do nawet 3 dni, w zależności do TU.

Czy ubezpieczenie pracownika na podróż służbową można wliczyć w koszty przychodu?

Polisa na podróż służbową staje się fakturą, którą pracodawca może potraktować jako koszt uzyskania przychodu i odliczyć od podatku. Ważne, aby ubezpieczenie wykupił pracodawca, nie pracownik, a na dokumencie znalazły się takie informacje jak:

• Nazwa firmy
• NIP
• Adres firmy
• Dane osobowe do kontaktu
• Dane ubezpieczonych osób

Osobą uprawnioną do odbioru świadczenia staje się pracownik. Polisa na podróż służbową musi mieć charakter jednorazowy.

Ile kosztuje ubezpieczenie dla pracownika wyjeżdżającego za granicę?

Czy można ubezpieczyć pracownika od COVID-19?

Sytuacja związana z zachorowalnością na COVID-19 różni się w zależności od miejsca na świecie, a także pory roku. Eksperci prognozują, że po wakacjach nastąpi wzrost zakażeń. Dlatego niemal każda polisa na wyjazd zagraniczny uwzględnia ochronę w razie zachorowania na COVID -19, jednak zakres tej ochrony jest różny i na to należy zwrócić uwagę.

Najtańsze ubezpieczenia dla pracownika pokrywają zaledwie koszt leczenia i wykonanie testu zleconego przez lekarza. Bogatsze pakiety polis pokrywają koszt zakwaterowania na czas kwarantanny czy izolacji, zakup biletu na przełożoną podróż, a nawet przylot osoby bliskiej, jeśli chory wymagałby dodatkowej opieki.